פורטלים ומאגרי מידע המאחדים את נושא האירועים מהווים מקור מידע מצוין לאלה המחפשים אולמות או גני אירועים שמתאימים להם. בחלק מהאתרים תוכלו למצוא כלי חיפוש שיאפשרו לכם לפלח את השוק ולמרכז את החיפוש שלכם על פי פרמטרים שחשובים לכם. בטנקום תוכלו לאתר מקום בקלות בעזרת מנוע חיפוש מתקדם ומאגר מידע עדכני. כך תצמצמו את רשימת האפשרויות לפי מיקום, עלויות, פידבקים , כשרות, מראה, יכולת אירוח ועוד.
עם רשימה של גני אירועים המתאימים לפרופיל האירוע שלכם, אתם יכולים לפנות ישירות ממנוע החיפוש ולתאם פגישות. לפגישות כדאי להצטייד ביומן מסודר המארגן בקלות את כל המידע הרלוונטי שתאספו ביחד. קבלו מספר נתונים בסיסיים שכדאי לבחון כאשר נפגשים:
אווירה כללית
מכיוון שכל המידע ה"יבש" כבר מונח בידיכם, אתם בעצם באים להתרשם ולראות על מה מדובר. זה הזמן להפעיל את החושים והאינטואיציה. דבר ראשון כשנכנסים למקום חדש מרגישים את ה"וויב". כדאי לקחת ברצינות את הרגש הזה שכן זוהי ההתרשמות הראשונית שלכם ויש לה יכולת נבואית לא קטנה. השוו ביניכם את ההתרשמויות וציינו זאת ביומן.
צוות העובדים
כשתגיעו לפגישה סביר להניח שכולם יהיו מאד נחמדים ומסבירי פנים, אך מה שחשוב זה המבט בעיני האנשים שמתפעלים את המקום. הכוונה היא לא רק למנהל, אלא גם למלצרים, לאנשי התחזוקה, לשף ועוד. האם הם נראים שמחים או חמוצי פנים? כמו כן, הביטו עליהם והתרשמו מהתנהלותם הכללית. בנוסף, כדאי לעשות טיול קטן ליד המטבח. הציצו והתרשמו מרמת הסדר, הניקיון והריח במקום.
אמינות ושקיפות
יש אמת ויש את כל האמת. בכדי לדעת בדיוק מה אתם הולכים לקבל כדאי לשאול שאלות ולשאול אותן שוב בדרכים שונות ורצוי מול אנשים נפרדים שמתנהלים מולכם. בקיצור, אם יש תחושה ש"מסבנים" אתכם, תפרשו ומיד. אין צורך להתבאס, לא חסרים גני אירועים אחרים שאפשר לסמוך עליהם.
מראה כללי
יש גני אירועים המעוצבים יפה ויש גנים שהשקיעו בהם יותר. אם אתם בעניין של לוק מושקע, אל תוותרו אך קחו בחשבון שזה יעלה לכם יותר. בנוסף, הציצו גם במקומות לא שגרתיים כמו חדרי השירותים ואם אפשר גם במטבח.
קחו בחשבון שניתן למצוא דיל נחמד עם המקום ולחסוך לעצמכם טרטורים בין ספקים. על הדרך תגלו שאתם יכולים לחסוך כמה שקלים ואף לקבל שירות מצוין מספקים שהמקום מכיר היטב. חשוב לציין שאינכם מחויבים לקחת דילים ואם לוחצים, אפשר להיפרד ורצוי שעה אחת קודם. מצאתם מקום? מצוין! תכינו זיכרון דברים ובו יפורטו הסכמות שנתפרו עבורכם. בהצלחה.